Để thành lập và đưa một doanh nghiệp đi vào hoạt động bạn cần phải có những điều kiện gì? Những hồ sơ, giấy tờ cần để chuẩn bị là gì?

Những cá nhân là người nước ngoài đang định cư hoặc không định cư tại Việt Nam, họ chưa nắm rõ luật pháp Việt Nam, chắc hẳn sẽ có nhiều băn khoăn khi quyết định thành lập doanh nghiệp tại Việt Nam. Bạn nên chọn loại hình doanh nghiệp nào cho phù hợp? Khi đó bạn sẽ nhận được những quyền gì?, nghĩa vụ mà doanh nghiệp của bạn phải thực hiện gồm những gì? Và còn nhiều câu hỏi khác nữa.

Trên đây là một số thắc mắc của rất nhiều bạn khi  bắt đầu công việc kinh doanh. Bài viết sau đây sẽ giúp bạn trả lời một số câu hỏi và hình dung được những gì bạn sẽ phải làm.

I. Căn Cứ pháp lý

  1. Luật doanh nghiệp số 68/2014/QH13 ngày 26/11/2014 hiệu lực thi hành từ ngày 01 tháng 07 năm 2015
  2. Nghị định số 99/2016/NĐ-CP ngày 01 tháng 07 năm 2016 về quản lý và sử dụng con dấu.
  3. Nghị định số 50/2016/NĐ-CP ngày 01 tháng 06 năm 2016 quy định về xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực kế hoạch và đầu tư.
  4. Nghị định số 78/2015/nđ-cp ngày 14 tháng 09 năm 2015 quy định về đăng ký doanh nghiệp.
  5. Nghị định số 108/2018/NĐ-CP ngày 23 tháng 08 năm 2018 sửa đổi bổ sung một số điều của nghị định số 78/2015/nđ-cp ngày 14 tháng 09 năm 2015.
  6. Luật nhà ở số 65/2014/QH13 ngày 25 tháng 11 năm 2014.

II.Điều kiện về đối tượng góp vốn thành lập doanh nghiệp

Bạn là người Việt Nam, hoặc là người nước ngoài, có đủ năng lực hành vi dân sự, không thuộc các trường hợp mà pháp luật cấm ( Chẳng hạn: người đang thi hành án tù, tâm thần..) thì đều có thể thành lập doanh nghiệp. Không có một quy định nào về trình độ học vấn, bằng cấp chuyên môn hay nơi đăng ký hộ khẩu thường trú. ( Chẳng hạn: ban có hộ khẩu ở tỉnh Tiền Giang thì hoàn toàn được phép thành lập doanh nghiệp ở TP HCM, Đồng Nai..). Đối với công ty cổ phần có nhiều cổ đông, công ty TNHH có nhiều thành viên thì tất cả các cổ đông, thành viên chỉ cần đáp ứng yêu cầu trên.

(Riêng người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp phải đáp ứng thêm một số yêu cầu riêng).

III. Điều kiện về người đại diện theo pháp luật

Các bạn xem chi tiết tại điều 13 luật doanh nghiệp 2014. Lưu ý một số vấn đề như sau:

  1. Các chức danh của người đại diện theo pháp luật gồm: Chủ tịch công ty , chủ tịch hội đồng thành viên, chủ tịch hội đồng quản trị, Giám đốc, Tổng giám đốc và một số chức năng quản lý được quy định trong điều lệ công ty.
  2. Người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp có thể là người Việt Nam hoặc là người nước ngoài. Đối với doanh nghiệp 100% vốn Việt Nam có thể thuê lao động người nước ngoài làm đại diện theo pháp luật và phải cung cấp bản sao công chứng trong vòng 6 tháng của hộ chiếu và sổ đăng ký tạm trú của người nước ngoài đó.
  3. Người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp là cá nhân đại diện cho doanh nghiệp thực hiện các quyền và nghĩa vụ phát sinh từ giao dịch của doanh nghiệp, đại diện cho doanh nghiệp với tư cách nguyên đơn, bị đơn, người có quyền lợi, nghĩa vụ liên quan trước Trọng tài, Tòa án và các quyền và nghĩa vụ khác theo quy định của pháp luật.” ( Mục 1, điều 13, luật doanh nghiệp 2014)
  4. Kế toán trưởng không thể làm đại diện theo pháp luật của công ty TNHH, công ty CP . Trong luật doanh nghiệp 2014 không có quy định nghiêm cấm việc người đại diện pháp luật của công ty không được kiêm công việc kế toán. Tuy nhiên, tại khoản 7, điều 14 luật kế toán 2003 có nêu hành vi nghiêm cấm như sau: “Người có trách nhiệm quản lý, điều hành đơn vị kế toán kiêm làm kế toán, thủ kho, thủ quỹ hoặc mua, bán tài sản, trừ doanh nghiệp tư nhân, hộ kinh doanh cá thể.”

IV. Loại Hình Công ty

  1. Chỉ có 3 loại hình công ty chủ yếu mà các bạn có thể đăng ký là: Công ty TNHH Một Thành Viên; Công ty TNHH hai thành viên và công ty Cổ Phần.
  2. Đặc điểm chủ yếu cần nhớ của 3 loại hình doanh nghiệp trên như sau:
    • Công ty TNHH 1 thành viên: Có 1 người là chủ sở hữu, và người này đồng thời là người đại diện theo pháp luật hoặc đăng ký người đại diện theo pháp luật là một người khác.
    • Công ty TNHH 2 thành viên trở lên: Tối thiểu 2 thành viên và tối đa 50 thành viên.
    • Công ty CP: có từ 3 cổ đông trở lên.

V. Qui định về Tên công ty

Chi tiết các bạn xem điều 38 luật doanh nghiệp 2014

1. Tên Tiếng Việt của DN được cấu thành bởi 2 thành tố : Loại hình doanh nghiệp và tên riêng.

Loại hình doanh nghiệp. Tên loại hình doanh nghiệp được viết là “công ty trách nhiệm hữu hạn” hoặc “công ty TNHH” đối với công ty trách nhiệm hữu hạn; được viết là “công ty cổ phần” hoặc “công ty CP” đối với công ty cổ phần; được viết là “công ty hợp danh” hoặc “công ty HD” đối với công ty hợp danh; được viết là “doanh nghiệp tư nhân”, “DNTN” hoặc “doanh nghiệp TN” đối với doanh nghiệp tư nhân Tên riêng. Tên riêng được viết bằng các chữ cái trong bảng chữ cái tiếng Việt, các chữ F, J, Z, W, chữ số và ký hiệu.”

2.Các bạn phải lưu ý tên riêng của công ty không được trùng hoặc gây nhầm lẫn với tên doanh nghiệp đã được đăng ký; trừ trường hợp doanh nghiệp đó đã bị giải thể hoặc phá sản.

3.Thế nào là tên trùng và tên gây nhầm lẫn, các bạn xem điều 42 luật doanh nghiệp 2014

a) Tên tiếng Việt của doanh nghiệp đề nghị đăng ký được đọc giống như tên doanh nghiệp đã đăng ký;

b) Tên viết tắt của doanh nghiệp đề nghị đăng ký trùng với tên viết tắt của doanh nghiệp đã đăng ký;

c) Tên bằng tiếng nước ngoài của doanh nghiệp đề nghị đăng ký trùng với tên bằng tiếng nước ngoài của doanh nghiệp đã đăng ký;

d) Tên riêng của doanh nghiệp đề nghị đăng ký chỉ khác với tên riêng của doanh nghiệp cùng loại đã đăng ký bởi một số tự nhiên, số thứ tự hoặc các chữ cái trong bảng chữ cái tiếng Việt và các chữ cái F, J, Z, W ngay sau tên riêng của doanh nghiệp đó;

đ) Tên riêng của doanh nghiệp đề nghị đăng ký chỉ khác với tên riêng của doanh nghiệp cùng loại đã đăng ký bởi ký hiệu “&”, “.”, “+”, “-”, “_”;

e) Tên riêng của doanh nghiệp đề nghị đăng ký chỉ khác với tên riêng của doanh nghiệp cùng loại đã đăng ký bởi từ “tân” ngay trước hoặc “mới” ngay sau hoặc trước tên riêng của doanh nghiệp đã đăng ký;

g) Tên riêng của doanh nghiệp đề nghị đăng ký chỉ khác với tên riêng của doanh nghiệp cùng loại đã đăng ký bởi từ “miền Bắc”, “miền Nam”, “miền Trung”, “miền Tây”, “miền Đông” hoặc từ có ý nghĩa tương tự.

Ví dụ : đã có doanh nghiệp đăng ký tên: Công ty TNHH SaigonTec thì bạn không thể đăng ký tên Công ty TNHH SaigonTeck vì sẽ gây nhầm lẫn.

VI. Địa chỉ trụ sở

Các bạn xem điều 43 của luật doanh nghiệp 2014

“Trụ sở chính của doanh nghiệp là địa điểm liên lạc của doanh nghiệp trên lãnh thổ Việt Nam, có địa chỉ được xác định gồm số nhà, ngách, hẻm, ngõ phố, phố, đường hoặc thôn, xóm, ấp, xã, phường, thị trấn, huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh, tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương; số điện thoại, số fax và thư điện tử (nếu có).”

1. Để thuận tiện trong quá trình hoạt động kinh doanh thì địa chỉ công ty phải xác định 4 cấp ( Số nhà, ngõ,đường/thôn/xóm; xã/phường/thị trấn; huyện/TP/Thị xã/Quận; Tỉnh/ Thành phố)

Ví dụ như:

  • Địa chỉ công ty là 1 căn nhà nguyên căn, riêng lẽ, có số nhà rõ rang, cụ thể : Số nhà 45, đường Nguyễn Văn Nghi, Phường 3, Quận Gò Vấp, TP HCM
  • Địa chỉ công ty tại một tòa nhà : Lầu 2, tòa nhà ABC , số 12 Cộng Hòa, Phường 2, Quận Tân Bình, TP HCM.
  • Nếu địa chỉ không có số nhà cụ thể : Ấp Mỹ Thạnh B, Xã Long Tiên, Huyện Cai Lậy, Tỉnh Tiền Giang.

2.Bạn nên nhớ trụ sở công ty không được đặt tại khu căn hộ chung cư hoặc nhà ở tập thể.

Các bạn xem quy định tại khoản 11 điều 6 luật nhà ở 2014, có hiệu lực từ ngày 01/07/2015, cấm sử dụng căn hộ chung cư vào mục đích không phải để ở;  và nghị định số 99/2015/NĐ-CP ngày 20 tháng 10 năm 2015 của chính phủ có hiệu lực từ ngày 10/12/2015, có nêu:

“Trường hợp trong giấy tờ đăng ký kinh doanh do cơ quan có thẩm quyền cấp có ghi sử dụng căn hộ chung cư làm địa điểm kinh doanh trước ngày Luật Nhà ở có hiệu lực thi hành thì tổ chức, hộ gia đình, cá nhân được cấp giấy tờ đăng ký kinh doanh này phải chuyển hoạt động kinh doanh sang địa điểm khác không phải là căn hộ chung cư trong thời hạn sáu tháng, kể từ ngày Nghị định này có hiệu lực thi hành; cơ quan có thẩm quyền cấp giấy tờ đăng ký kinh doanh phải làm thủ tục điều chỉnh lại địa điểm kinh doanh ghi trong giấy tờ đăng ký kinh doanh đã cấp cho tổ chức, hộ gia đình, cá nhân sang địa điểm khác trong thời hạn quy định tại Khoản này; quá thời hạn quy định tại Khoản này thì tổ chức, hộ gia đình, cá nhân không được kinh doanh tại căn hộ chung cư”.

3.Đối với những doanh nghiệp hoạt động kinh doanh những ngành nghề đặc thù pháp luật cũng có những quy định khác theo từng ngành nghề cụ thể.

VII. Vốn điều lệ

Vấn đề về vốn điều lệ chắc cũng nhiều bạn sẽ băn khoăn, vì muốn đăng ký vốn điều lệ cao , tuy nhiên số vốn của bạn hiện không đủ. Căn cứ theo luật doanh nghiệp thì không có điều khoản nào quy định bắt buộc về việc phải chứng minh có đủ số vốn điều lệ khi thành lập doanh nghiệp. Vì vậy các bạn có thể đăng ký vốn điều lệ tùy theo quy mô hoạt động của doanh nghiệp mình. Vốn điều lệ có thể góp bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản. Chỉ đối với doanh nghiệp khi góp vốn vào một doanh nghiệp khác thì yêu cầu phải thực hiện chuyển khoản số tiền góp vốn.

Lưu ý :

  • Kinh doanh bất động sản : vốn điều lệ từ 20 tỷ trở lên.
  • Vốn điều lệ trên 10 tỷ phải đóng lệ phí môn bài là 3.000.000 đồng
  • Vốn điều lệ từ 10 tỷ trở xuống phải đóng phí môn bài là 2.000.000 đồng

VIII. Ngành nghề kinh doanh

Hệ thống ngành nghề kinh tế được đăng ký theo quyết định số 27/2018/QĐ-TTG

Bạn phải đăng ký ngành nghề nằm trong hệ thống mã ngành kinh té Việt Nam, trong trường hợp ngành nghề không nằm trong hệ thống mã ngành kinh tế Việt Nam thì phải được quy định cụ thể tại văn bản pháp luật chuyên ngành.

Đối với ngành kinh doanh có điều kiện thì phải đáp ứng đủ điều kiện theo quy định của pháp luật.

Trên đây là một số vấn đề cơ bản các bạn có thể tìm hiểu khi quyết định thành lập doanh nghiệp. Để biết thêm chi tiết, các bạn hãy liên hệ ngay với CÔNG TY TNHH TMDV THÁI BÌNH MINH. Chúng tôi sẽ tư vấn thành lập doanh nghiệp và cung cấp dịch vụ kế toán tron gói.